Privacybeleid VV Tupos
Versie 28-10-2018
1. Ons beleid
1.1 Jouw privacy
VV TUPOS hecht waarde aan jouw privacy en de daarbij horende bescherming van persoonsgegevens. Daarom willen wij je in dit privacybeleid heldere en transparante informatie geven over de wijze waarop VV TUPOS persoonsgegevens verwerkt van leden, vrijwilligers, sponsoren, leveranciers, toernooideelnemers, en andere personen waarmee VV TUPOS een relatie heeft. In dit document worden deze personen aangeduid met relatie.
Uiteraard worden persoonsgegevens van relaties met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd. Denk bij beveiliging bijvoorbeeld aan online verwerking van data over uitsluitend beveiligde verbindingen, het versleuteld opslaan van data, etc. Hierbij houdt VV TUPOS zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). VV TUPOS is verantwoordelijk voor de gegevensverwerking.
In dit document, waar gesproken wordt over relatie zoals hierboven genoemd, wordt iedere rechtspersoon van 18 jaar en ouder bedoeld. Indien het om minderjarigen gaat, wordt daarmee de ouder/voogd bedoeld.
1.2 Waarvoor verwerken wij je persoonsgegevens
Er zijn verschillende doeleinden waarvoor VV TUPOS je persoonsgegevens verzamelt en verwerkt. In het kader van de activiteiten die VV TUPOS uitvoert, verzamelt en verwerkt VV TUPOS persoonsgegevens van de relatie:
- Wanneer de relatie lid van VV TUPOS is/wordt:
- Voor het verwerken van de contributie (en eventuele gezinskorting)
- Voor het informeren over teamindelingen, competitie-indelingen en wijzigingen.
- Voor het versturen van nieuwsbrieven, aankondigen van evenementen.
- Voor praktische zaken omtrent clubkleding.
- Voor inventarisatie en communicatie met betrekking tot vrijwilligerstaken.
- Voor historische doeleinden zoals jubilea.
- Wanneer de relatie vrijwilliger van VV TUPOS is/wordt:
- Voor het eventueel uitbetalen van vrijwilligersvergoeding of onkosten.
- Voor het informeren over taken / roosters.
- Voor het versturen van nieuwsbrieven, aankondigen van evenementen.
- Wanneer de relatie sponsor van VV TUPOS is/wordt:
- Voor het verwerken van sponsorbedragen.
- Voor het verlengen of uitbreiden van sponsorovereenkomsten.
- Voor het versturen van nieuwsbrieven, aankondigen van evenementen.
- Voor het vervaardigen van sponsormateriaal. Dit is de enige uitzondering waar de gegevens van de relatie met onze sponsormateriaalleverancier uitgewisseld wordt, na het tekenen van de sponsorovereenkomst.
- LET OP: sponsors als zijnde bedrijven vallen niet onder de AVG, tenzij de gegevens te herleiden zijn naar persoonsgegevens die niet openbaar zijn. Voor transparantie en voor minimalisatie van gegevensverwerking is dit wel meegenomen in het privacybeleid.
- Wanneer de relatie leverancier van VV TUPOS is/wordt:
- Voor het eventueel uitbetalen van afgenomen diensten door VV TUPOS.
- Voor het versturen van nieuwsbrieven, aankondigen van evenementen.
- LET OP: leveranciers als zijnde bedrijven vallen niet onder de AVG, tenzij de gegevens te herleiden zijn naar persoonsgegevens die niet openbaar zijn. Voor transparantie en voor minimalisatie van gegevensverwerking is dit wel meegenomen in het privacybeleid.
- Wanneer de relatie mogelijk lid wordt van VV TUPOS:
- Voor het onderhouden van het contact tot het moment dat je lid wordt of ervan afziet.
- Wanneer de relatie meedoet aan een toernooi georganiseerd door VV TUPOS:
- Voor het verwerken van de contributie.
- Voor het informeren over teamindelingen, poule-indelingen en wijzigingen.
- Voor het versturen van nieuwsbrieven, aankondigen van evenementen.
- Wanneer de relatie contact opneemt met VV TUPOS via e-mail, Facebook, Twitter of andere social media:
- Voor het onderhouden van het contact.
De gegevens, of daar een deel van, worden alleen gebruikt door de vrijwilligers en werknemers die dat nodig hebben voor de uitvoering van zijn of haar functie. Bijvoorbeeld: de penningmeester mag gebruikmaken van het rekeningnummer om contributie te heffen. De trainer van een team mag hier geen gebruik van maken, en heeft dan ook geen toegang tot dit gegeven.
Verwerking van je persoonsgegevens blijft beperkt tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze nodig zijn. De gegevens van de relatie blijven maximaal zeven jaar bewaard na het beëindigen van de relatie. Wanneer het om financiële gegevens gaat, dan is VV TUPOS ook wettelijk verplicht deze zeven jaar te bewaren.
1.3 Persoonsgegevens die wij vastleggen
| Persoonsgegevens | Lid/speler | Verenigingslid | Steunend lid | Proeftraining | Toernooi-deelnemer | Vrijwilliger | Sponsor | Vriend | Leverancier |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| NEVOBO relatienr. | V | O | – | – | – | – | – | – | – |
| Voorletters | V | V | V | V | V | V | V | V | V |
| Voornaam | V | V | V | V | V | V | V | V | V |
| Tussenvoegsel | V | V | V | V | V | V | V | V | V |
| Achternaam | V | V | V | V | V | V | V | V | V |
| E-mailadres (ouder/voogd) | V | V | V | V | V | V | O | O | O |
| Geslacht | V | V | V | V | O | V | – | – | – |
| Geboortedatum | V | V | V | V | O | V | – | – | – |
| Mobiel telefoonnr. (ouder/voogd) | V | V | V | V | V | V | O | O | O |
| Vast telefoonnr. (ouder/voogd) | O | O | O | O | O | O | O | O | O |
| Rekeningnummer | V | V | V | – | O | V | V | V | V |
| KVK nummer | – | – | – | – | – | – | V | O | V |
| Bedrijfsnaam | – | – | – | – | – | – | V | O | V |
| Straat en huisnummer | V | V | V | – | O | V | V | V | V |
| Postcode | V | V | V | – | O | V | V | V | V |
| Woonplaats | V | V | V | – | O | V | V | V | V |
| Land (gevestigd) | V | V | V | – | O | V | V | V | V |
| Pasfoto | V | O | O | – | – | O | – | – | – |
1.4 Administraties
VV TUPOS voert een aantal administraties om de vereniging draaiende te houden. Hierbij minimaliseren we de persoonsgegevens in het systeem, maar voldoende om een goede administratie te kunnen voeren.
- (Online) ledenadministratie VV Tupos: administratie t.b.v. informatie van o.a. leden, teams, commissies en het innen van contributies, spelerskaarten en clubtenues
- Website VV Tupos: content managementsysteem aangesloten op de ledenadministratie
- Digitaal wedstrijdformulier (DWF) Nevobo
- Sponsoradministratie: lokale administratie om sponsoren en Vrienden van VV TUPOS vast te leggen
- Vrijwilligersadministratie: welk lid voert welke vrijwilligerstaken uit
- Relevante persoonsinformatie om deel te nemen aan de competitie wordt met de Nevobo gedeeld, dit gaat via Sportlink.
1.5 E-mail
VV TUPOS verstuurt nieuwsbrieven via e-mail om haar relaties te informeren over de ontwikkelingen binnen de vereniging. Daarnaast worden e-mails verstuurd om evenementen aan te kondigen zoals in- en externe toernooien, (vrijwilligers)feesten, etc.
1.6 Foto’s en video’s
Gedurende wedstrijden, toernooien, en andere evenementen kunnen foto’s en/of video’s worden gemaakt door bijvoorbeeld onze huis-/wedstrijdfotograaf, cameraman of (commissie)leden. Deze foto’s en/of video’s kunnen op een van de websites van VV TUPOS of social media terechtkomen. Bij het plaatsen op een van deze media wordt altijd beoordeeld of ze niet aanstootgevend zijn. Dit geldt voor alle online en offline uitingen van VV TUPOS. Indien er toch een foto wordt gepubliceerd die je privacy aantast, stuur dan een e-mail naar communicatie@vvtupos.nl onder vermelding van de referentie naar de foto/video.
VV TUPOS heeft geen invloed op foto’s en video’s die gemaakt zijn door derden en die geplaatst zijn op social media. Indien je van mening bent dat VV TUPOS hier een rol in speelt of kan spelen om de betreffende foto’s/video’s te verwijderen, neem dan contact op met VV TUPOS via communicatie@vvtupos.nl met een duidelijke verwijzing waar het materiaal zich bevindt. VV TUPOS zal dan advies geven of helpen om het materiaal te verwijderen. Ben je er wel van bewust dat eenmaal geplaatste gegevens op social media zich moeilijk laten verwijderen. VV TUPOS verzoekt haar leden dan ook om hier rekening mee te houden bij het plaatsen van foto’s en video’s op social media. VV TUPOS heeft hier geen verantwoordelijkheid in, tenzij door VV TUPOS zelf geplaatst (tot zekere hoogte).
1.7 Recht van verzet
Indien je in het geheel geen prijs stelt op nieuwsbrieven of aankondigingen van evenementen, stuur dan een e-mail naar ledenadministratie@vvtupos.nl met de beschrijving welke informatie je niet meer wil ontvangen. Indien je informatie wenst over welke gegevens wij vastgelegd hebben, of wil je gegevens wijzigen, neem dan contact op met de ledenadministratie via ledenadministratie@vvtupos.nl.
1.8 Gebruik van persoonsgegevens door derden
VV TUPOS laat geen gebruik van persoonsgegevens door derden zelf toe voor commerciële, charitatieve of ideële doeleinden.
1.9 Social media
VV TUPOS gaat graag, via het web en (eigen) social mediakanalen, in dialoog met leden, vrijwilligers, gebruikers van apps en bezoekers van de website. Het doel is om nuttige en relevante informatie te bieden en/of vragen die via social media kenbaar worden gemaakt te beantwoorden. VV TUPOS volgt actief hiervoor het internet en social mediakanalen, zoals Facebook, Twitter, LinkedIn en Instagram. Hierbij spant VV TUPOS zich in om discussies op deze kanalen te volgen, daaraan deel te nemen en/of er proactief op in te gaan en individuele, relevante vragen en opmerkingen te beantwoorden. VV TUPOS behoudt zich uitdrukkelijk het recht voor om niet op iedere vraag of opmerking te reageren. Aan het wel of niet inhoudelijk reageren kan dan ook geen enkel recht worden ontleend. Het kan voorkomen dat bij het deelnemen aan discussies en het beantwoorden van vragen of het reageren op opmerkingen, VV TUPOS (persoons)gegevens vast zal leggen. Deze worden uiteraard in overeenstemming met dit privacybeleid verwerkt. VV TUPOS is niet verantwoordelijk voor de omgang met persoonsgegevens door andere deelnemers aan haar social mediakanalen of de content op haar social mediakanalen. Indien de relatie vragen of opmerkingen heeft, kan de relatie contact opnemen met VV TUPOS via communicatie@vvtupos.nl.
1.10 Communicatiemiddelen gebruikt door vrijwilligers/werknemers
Voor het uitoefenen van bepaalde functies binnen VV TUPOS, kan de desbetreffende vrijwilliger/werknemer gebruik maken van communicatiemiddelen waarop VV TUPOS geen invloed heeft. Onder communicatiemiddelen wordt verstaan: e-mails, WhatsApp, direct messages zoals via Facebook en Twitter, telefoongesprekken, etc. De vrijwilligers en werknemers dienen zich te houden aan dit privacybeleid. Voorbeelden van communicatie via WhatsApp: een trainer/coach die alle ouders en kinderen in een groepsapp toevoegt of de scheidsrechtercoördinator die alle scheidsrechters in een groepsapp toevoegt.
1.11 Website van VV TUPOS en andere websites
Op de website van VV TUPOS tref je een aantal links aan naar andere websites. VV TUPOS draagt echter geen verantwoordelijkheid met betrekking tot de omgang door die partijen met je gegevens, tenzij het een leverancier van VV TUPOS is. Lees hiervoor de privacyverklaring, indien aanwezig, van de site die je bezoekt.
De volgende websites vallen onder verantwoording van VV TUPOS:
- www.vvtupos.nl
1.12 Cookies
Een cookie is een klein tekstbestand die met de pagina’s van een websites wordt meegestuurd en door de browser op je computer, tablet of mobiele telefoon wordt opgeslagen. VV TUPOS gebruikt cookies om je meer service te bieden bij het bezoeken van onze websites, die daardoor makkelijker worden in gebruik. Cookies zorgen er bijvoorbeeld voor dat je ingelogd kan blijven op een website of dat jouw voorkeuren, zoals locatie- en taalinstellingen, worden onthouden. We kunnen dankzij cookies zien hoe vaak onze websites – en welke pagina’s – door bezoekers worden bekeken.
Voor het plaatsen van bepaalde cookies moet je eerst toestemming te geven, voordat deze cookies mogen worden gebruikt. Deze toestemming is niet nodig indien en voor zover het technisch noodzakelijke (functionele) cookies en analytische cookies betreft, in de zin van de toepasselijke wetgeving, zoals artikel 11.7a lid 3 Telecommunicatiewet en de ePrivacy Verordening.
Je kunt jouw toestemming voor cookies altijd weer intrekken, door je internetinstellingen te wijzigen. Meer informatie omtrent het in- en uitschakelen en het verwijderen van cookies kunt je vinden in de Help-functie van je browser.
1.13 Verstrekking van persoonsgegevens aan derden
Zonder je toestemming verstrekt VV TUPOS jouw persoonsgegevens alleen aan derden als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst die VV TUPOS met je heeft, tenzij VV TUPOS wettelijk verplicht is om jouw persoonsgegevens te verstrekken aan deze derden.
2. Tenslotte
2.1 Vragen
Heb je na het lezen vragen of opmerkingen over ons privacybeleid, dan kun je deze richten aan communicatie@vvtupos.nl.
2.2 Inzage, correctie en verwijdering van persoonsgegevens
Je hebt het recht VV TUPOS te verzoeken om inzage in jouw persoonsgegevens (tenzij VV TUPOS op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) niet gehouden is deze inzage te verschaffen) en om jouw gegevens te laten aanvullen, verwijderen of af te schermen. Je dient zich bij een dergelijk verzoek te identificeren. Indien je wenst dat jouw gegevens verwijderd worden, zal VV TUPOS deze verwijdering doorgeven aan alle andere organisaties die de betreffende gegevens van VV TUPOS hebben ontvangen. Bij een actief lidmaatschap is dit niet van toepassing op gegevens die bijvoorbeeld nodig zijn voor het kunnen uitoefenen van de sport in competitieverband of bankgegevens.
2.3 Meldpunt kwetsbaarheden
Ben je deskundig en ontdek je een kwetsbaarheid in onze systemen? Help ons dan door deze kwetsbaarheid te melden via webmaster@vvtupos.nl. Zo kunnen we samen de veiligheid en betrouwbaarheid van onze systemen verbeteren.
2.4 Wijzigingen privacybeleid
VV TUPOS behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het privacybeleid. Wij adviseren je dan ook om regelmatig op deze pagina te kijken of er wijzigingen zijn aangebracht. Indien VV TUPOS een belangrijke wijziging doorvoert die gevolgen heeft voor de wijze waarop VV TUPOS de persoonsgegevens van relaties verwerkt, dan maken wij dit kenbaar via berichtgeving op onze website, via e-mail of op social media.
2.5 Verantwoording
Voor het toepassen en uitvoeren van dit privacybeleid is het bestuur van VV TUPOS verantwoordelijk.